ARCHIVIAZIONE DOCUMENTALE

 
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L’archiviazione elettronica di GIS è completamente integrata con Business File, l’applicativo per l’archiviazione sviluppato da NTS Project.

Business File consente di archiviare, classificare, fascicolare, ricercare e condividere, con diritti d’accesso personalizzabili, qualsiasi tipo di file o documento, sia in rete locale che via internet.

I documenti sono organizzati e classificati in categorie per le quali l’operatore può definire una serie di regole per la consultazione (sola lettura, stampe e controllo completo).

L’archiviazione dei documenti può avvenire in due modalità:

  • In maniera standard con archiviazione non sostitutiva;
  • In maniera sostitutiva con apposizione sul documento elettronico o su lotti di documenti della firma digitale e della marca temporale per garantire nel tempo la validità legale del documento informatico.

I Punti di forza:

L’utilizzo degli strumenti di archiviazione elettronica consente di ottenere diversi benefici:

  • Risparmio: riduzione dei documenti stampati su carta e minori costi di gestione connessi alla conservazione fisica degli archivi.
  • Efficienza: maggiore velocità e precisione a supporto dei flussi di lavoro.
  • Produttività: drastica riduzione degli errori e della duplicazione delle informazioni, ricerca estesa dei documenti archiviati a supporto dei processi lavorativi.
  • Sicurezza: gli archivi digitali sono più facili da proteggere e conservare nel tempo e possono essere resi disponibili agli utenti con livelli di accesso differenziati.
 

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