Report e documenti fiscali: come comunicare al cliente

Comunicare ai clienti: quanto è importante?

Nel nostro blog abbiamo approfondito l’importanza di ottenere dei report di analisi dei costi e dei modelli fiscali quanto più velocemente ed efficacemente possibile, cioè ottenerli con un dispendio di risorse umane e temporali dello Studio Professionale limitato.
Oggi vogliamo invece approfondire come lo Studio Professionale possa e debba comunicare ai propri clienti tutti i report e modelli generati quotidianamente.
Infatti se ogni Consulente riuscisse a focalizzare e conteggiare tutti i documenti che il proprio Studio produce e comunica all’esterno sarebbe subito stimolato a pensare ad un sistema di comunicazione efficace che possa in tempo reale far arrivare il documento fiscale o report di analisi al cliente.

Come comunichiamo oggi

Purtroppo ancora oggi vediamo negli Studi Professionali tecniche di comunicazione non adeguate alle tecnologie odierne. Le indagini di mercato dimostrano ancora che in molti studi si chiama telefonicamente il cliente per comunicargli che il modello fiscale o report è pronto e può venirlo a ritirare in ufficio.
L’adozione del sistema manuale e cartaceo produce un flusso di persone all’interno dello studio che distrae il personale dal vero lavoro quotidiano quindi rende inefficiente il rapporto ore lavorate/materiale prodotto.
Il secondo metodo che spesso notiamo negli studi è quello dell’utilizzo dei più variegati strumenti digitali di base quali ad esempio un indirizzo mail personale creato da qualsiasi provider. Questo costringe ovviamente l’operatore a generare un file in formato pdf, aprire lo strumento di posta elettronica, scrivere manualmente la mail ed infine allegare il documento.
Al termine della giornata lavorativa l’operatore invia molte mail che sono difficilmente rintracciabili e soprattutto in pochi provvedono a effettuare operazioni di salvataggio delle comunicazioni “storiche”. Inoltre, altra conseguenza negativa per lo studio è quella di perdere il controllo di tutte le mail inviate dai vari operatori in nome e per conto del consulente, pertanto nasce anche un problema di sicurezza tecnica e normativa.

Come dovremmo comunicare e con quali strumenti

I consigli che possiamo dare in questo post per ottenere più efficienza da tutti gli operatori ed una maggiore sicurezza delle informazioni che escono dallo Studio sono duplici.
In primo luogo, la prima operazione da mettere in pratica è centralizzare in un unico strumento di comunicazione per ottenere il controllo totale delle comunicazioni inviate ai clienti ed avere la possibilità di eseguire le operazioni di “back up” di tutte le mail in uscita con molta semplicità.
Meglio ancora se lo strumento di invio mail fosse integrato all’interno del software gestionale utilizzato dallo studio e quindi tutto tracciabile in ogni momento e tutto salvato con le semplici operazioni di back up del software gestionale.
Un’altra idea per rendere la comunicazione ancora più efficiente è scegliere un software gestionale che pubblichi i documenti generati direttamente in un’area riservata su un sito web che offra la possibilità al cliente di visualizzare, stampare e scaricare in qualsiasi momento ed averli sempre in linea anche in futuro in ordine cronologico , suddivisi per argomento e/o per materia fiscale.
In conclusione potremmo ribadire che il “metodo” è importante, ma lo “strumento” è fondamentale.

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