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Gestione Studio: come aumentare l’efficienza

In un precedente post abbiamo analizzato la situazione del mercato degli Studi Professionali ed in particolare abbiamo parlato delle sollecitazioni concorrenziali che portano ad una riduzione dei margini economici.

Sollecitazioni concorreziali: quali sono

Le sollecitazioni che abbiamo elencato sono le “Associazioni di categoria” che forniscono i servizi a prezzi sempre più competitivi. Vi sono inoltre le Società di consulenza che entrano in contatto con il cliente su argomenti specifici e pertanto possono creare turbativa nella relazione con il Consulente storico. Il terzo fattore è la “tecnologia web” che consente ad ognuno di scavalcare le organizzazioni “fisiche”. In ultimo abbiamo elencato la “concorrenza interna” creata dagli studi stessi che per incrementare il numero dei clienti pensano ad una riduzione dei prezzi praticati.
Tutti questi fattori contribuiscono e possono generare una riduzione dei prezzi o mantenimento del “forfait” ma con molti più servizi inclusi.
A questo lo Studio Professionale deve necessariamente rispondere e può farlo con diversi strumenti e strategie organizzative. In particolare, in questo post analizzeremo la strategia organizzativa come risposta ai fattori concorrenziali.

Soluzioni per rispondere alle sollecitazioni concorrenziali

Lo Studio è chiamato a fare tre attività. Conoscere con precisione le attività svolte all’interno dello studio, da chi, come ed in quali tempi vengono svolte.
Adottare uno strumento idoneo come un software per la gestione dello studio, per conteggiare e monitorare tutte le attività.
Analizzare i dati forniti dal software di gestione studio, per tutti i componenti della struttura ed intervenire per rendere omogeneo il carico di lavoro di ognuno e mettere a proprio agio i collaboratori per estrarre il meglio da essi.
Uno strumento che possa aiutare a monitorare è fondamentale per acquisire i dati che da un lato sono necessari per conteggiare gli adempimenti svolti per ciascun cliente al fine di poter emettere parcelle esatte e riassuntive di tutto senza dimenticare nessuna attività svolta.
Dall’altro uno strumento per la gestione studio è importante per fare analisi delle attività che vengono svolte da ogni collaboratore. Spesso questa attività di monitoraggio viene percepita dai collaboratori come una attività volta a reprimere la libertà di ognuno di essi, invece deve essere vista come uno strumento necessario per distribuire meglio il carico di lavoro, assegnare compiti più adatti alle competenze di ognuno di essi e motivare maggiormente tutti i componenti dello studio sia con assegnazione di mansioni sempre più eccellenti e poter riconoscere la crescita di ognuno con premi di natura economica.

Perchè farlo?

Ci dobbiamo chiedere quanto tempo risparmierei ogni mese e/o trimestre se ogni operatore potesse inserire fin dall’inizio ciò che ha svolto per ciascun cliente in un software integrato con il software gestionale.
Inoltre ci dobbiamo chiedere se sarebbe utile un software gestionale che conteggi in automatico il numero di righe di prima nota registrate, oppure il numero di cedolini elaborati o quanti modelli di Delega uniche ciascun collaboratore ha preparato e inviato per ogni cliente.
Quante informazioni potrei trarre per rendere più efficiente la struttura del mio Studio Professionale e quindi essere più competitivo ed essere capace di rispondere alle sollecitazioni concorrenziali?

Gis Studio- il software per gestire lo Studio

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