Consegna dei documenti in ritardo
In molti post precedenti abbiamo parlato di come rendere efficacie il lavoro quotidiano dello Studio Professionale soprattutto nelle attività di pura elaborazione dati definite attività a “basso valore aggiunto”.
Abbiamo analizzato diversi aspetti e metodi per rendere più efficiente l’attività degli operatori. Oggi ci vogliamo occupare della prima fase del lavoro cioè quella della comunicazione con il cliente per ricordare a tutte le aziende le scadenze e la consegna dei documenti per elaborare i dati per il calcolo delle imposte.
Come accade troppo frequentemente con alcuni clienti è necessario chiamare loro per ricordare la consegna dei documenti che nonostante ciò vengono consegnati in ritardo o “ sul filo di lana”, mettendo in difficoltà gli operatori dello studio che spesso si ritrovano a lavorare in emergenza, con troppa fretta e quindi andando incontro a possibili errori di imputazione.
Lo studio ovviamente non ha possibilità di richiamare tutti i clienti per tutte le scadenze che si susseguono quasi settimanalmente.
Conseguenze.
Questa situazione genera gravi conseguenze nell’organizzazione dello studio professionale che non riesce a gestire il lavoro quotidiano con fluidità, metodo e organizzazione. In termini finanziari tutto questo genera costi di inefficienza. Quindi se da un lato lo studio ha un incremento dei costi di produzione dovuti a inefficienze interne, dall’altro continua a dover ridurre gli importi delle proprie prestazioni spinti dalla maggiore concorrenza.
Per evitare questa “stretta mortale” che rischia di schiacciare soprattutto le strutture medie, lo Studio deve iniziare a rendere più efficiente possibile la propria attività lavorativa.
Una soluzione per anticipare i tempi di consegna dei documenti.
Una soluzione alla continua consegna in ritardo dei documenti può essere uno strumento che aiuti a comunicare con i clienti in modo semplice e poco dispendioso sia in termini di tempo che di denaro.
Uno strumento molto utile è l’invio di SMS a tutti i clienti per ricordare loro le prossime scadenze del mese appena iniziato, la consegna dei documenti e il pagamento delle imposte.
Un software gestionale per consulenti che in unico pannello gestisca oltre alle procedure anche le ricariche delle schede telefoniche per poter inviare SMS con pochi “click” a tutti i numeri di telefono memorizzati nelle anagrafiche dei clienti, potrebbe essere utile a sensibilizzare i clienti al rispetto delle scadenze?
L’utilizzo di strumenti automatizzati rende il lavoro più efficiente e consente allo studio di essere più competitivo.
